Avere un comunicazione efficace in ufficio: il caso di una professionista multilingue e le strategie per essere chiari e assertivi
Oggi è arrivata una ragazza in studio disoccupata che cerca lavoro da un anno. I suoi vecchi capi le hanno suggerito diverse volte di sviluppare le sue competenze di comunicazione per essere più efficace sul lavoro e si è convinta di non essere forte nella comunicazione.
Mi sono trovata davanti ad una ragazza solare, un po’ timida, ma con una naturale propensione ad essere in contatto con gli altri e una grande passione per il suo lavoro.
L’ambito in cui opera è il settore innovazione per cui ho lavorato in grandi aziende e anche società di consulenza è stato molto bello per me poter attingere all’universo di esperienza che ho sviluppato nella prima parte della mia vita professionale lavorando come consulente per grandi aziende e società di consulenza e anche alle mie competenze di public speaking.
Le ho dato un incontro di consulenza di un’ora.
Mi ha posto alcune interessanti domande sulla comunicazione con colleghi e superiori e in questo articolo riporterò alcune cose che sono emerse, guidandola nell’incontro.
Premetto che, il contenuto di questo articolo e le risposte che le ho dato sono legate al mio essere in relazione a lei e a ciò che arrivava reale da condividere con lei. Potresti non trovarlo utile al tuo caso specifico, quindi prendi ciò che ti sembra utile per te e lascia il resto. Condivido con te questo articolo perchè ritengo contenga informazioni utili a molti.
Questa ragazza è sudamericana e lavora in tre lingue: italiano inglese e spagnolo e questo già crea una sua complessità linguistica e di comunicazione dal momento che queste tre lingue attendono a universi linguistici differenti e contemporaneamente è un punto di forza per la ricchezza dei mondi a cui attingere.
In questo articolo troverai spunti, strategie e riflessioni per:
- sviluppare una comunicazione efficace in ambito lavorativo
- essere assertivi sul lavoro
- gestire la comunicazione con i colleghi
- migliorare la presentazione dei propri risultati
- farsi ascoltare e mantenere alta l’attenzione e il coinvolgimento in riunione
1. Come presentare i propri risultati in modo efficace
Domanda 1: mi dilungo troppo e a volte non vengo presa sul serio quando presento i risultati delle mie ricerche
La prima parte dell’incontro lo abbiamo preso per occuparci di questa parte: organizzare il lavoro e le comunicazioni in modo professionale unendo anche competenze di public speaking.
Come condurre una riunione efficace, una presentazione accattivante online o in presenza che mantenga viva l’attenzione e le persone coinvolte?
Le ho suggerito alcune cose per comunicare in modo efficace i suoi risultati :
- Presentarsi in modo sintetico e chiaro;
- Guardare le persone negli occhi. Se la riunione si fa su zoom chiedere alle persone di mettere il video acceso in modo da sapere sempre in che punto sono, se sono distratti e nel caso intervenire su quello;
- Spiegare il motivo per cui sono lì e se necessario, spiegare ad ognuno che cosa vuoi da loro -questo fa subito avere l’attenzione su di te: quante volte nella vita spieghiamo chiaramente agli altri che cosa vogliamo da loro? E quante volte ci viene spiegato? Questo porta subito chiarezza;
- Esplicitare quanto durerà il tuo intervento e chiedere l’attenzione per quella durata;
- Presentare il contenuto della riunione in modo chiaro e sintetico: in questo intervento vi parlo di questo e questo e alla fine vorrei questo risultato;
- Preparare un supporto digitale per la sua presentazione, ma avere un foglio scritto con una scaletta di 4/5 punti massimo essenziali;
- Raccogliere domande;
- Chiedere ad ognuno, rivolgendosi ad ognuno i feedback;
- Fissare i prossimi passi che siano di gruppo o individuali e chiari per tutti – date, documenti da produrre e condividere e scadenze.
In soldoni, quando si lavora in gruppo per organizzare una comunicazione efficace serve:
- Avere chiarezza di quello che hai da dire e che cosa vuoi raggiungere
- Parlare alle persone direttamente, guardandole negli occhi, chiamandole per nome
- Prenderti sul serio per essere presa sul serio
- Prendere in mano l’energia del gruppo e guidarla dove vuoi guidarla facendo domande, chiedendo contributi
- Divertirti, questo cambierà l’energia nella stanza e capirai subito chi sarà tuo alleato
2. Come rispondere a domande inaspettate
Domanda 2: Mi è capitato di ricevere delle domande in ufficio a cui non ho saputo rispondere in modo efficace, dovendo improvvisare così su due piedi.
La prima cosa chiave nella comunicazione è farsi chiaro che cosa si vuole dire. A volte, a lavoro abbiamo da dare risposte veloci che ci mettono sotto stress.
La prima cosa da fare è ricevere la domanda considerandola e dire la verità: è una domanda interessante oppure è una domanda complessa che richiede che io ci rifletta un attimo. Mi prendo il tempo per farlo e ti dico a breve, in mattinata, entro oggi, entro domani.
Dare un’indicazione di quando darai la tua risposta e poi mantenere questo impegno fa sentire l’altro ricevuto e preso sul serio e comunichi all’altro che sai gestire le cose in modo professionale e affidabile.
La seconda cosa fondamentale è avere chiaro ciò che vuoi dire. A volte dare una risposta significa fare una scelta.
Preferisci occuparti di questa parte del progetto o dell’altra? Chiami tu il capo per dirgli che il fornitore buca la consegna? Per procedere con questo progetto, scegliamo questo o quel fornitore? Questa strategia può essere più efficace di quell’altra?
Prima scegli che cosa vuoi fare. E una volta che lo hai chiaro tu, lo comunichi con sicurezza.
Ma prima deve essere chiaro a te.
In generale, rispondere con calma e dicendo la verità ti farà apparire affidabile e professionale.
3. Come gestire un collega che si prende il merito del tuo lavoro
Domanda 3: mi è capitato di lavorare con un collega e di fare una presentazione con lui davanti ad altri dipartimenti e che presentasse lui i risultati della mia ricerca prendendosene il merito. Che cosa avrei potuto fare?
Una buona idea quando si lavora con gli altri è avere chiari i propri ruoli e compiti ed eventualmente ricordarli a vicenda poco prima di un evento, una riunione, un incontro. Anche qui occorre preparazione.
Una possibilità potrebbe essere quella di definire prima chi parla di che cosa durante la presentazione. In questo modo si evitano fraintendimenti e quelle situazioni in cui ti senti invasa e non riconosciuta.
Non dare nulla per scontato, questo è un altro suggerimento. Ciò che può essere chiaro a te, quella che può essere la tua realtà di comprensione non è detto che sia la stessa del tuo collega. Allora è meglio mettere in comune – che è poi proprio il significato etimologico di comunicare – quella parte di realtà per vivere un’esperienza di lavoro appagante e chiara.
4.Come gestire colleghi più anziani e far rispettare le scadenze con assertività
Domanda 4: Mi è capitato di dover lavorare con colleghi più anziani e dover star dietro a loro per farvi consegnare delle dei progetti che sono stati consegnati in ritardo e in modo non corretto. Non sono stata in grado di gestire il loro lavoro. che cosa avrei potuto fare diversamente?
A volte ci sono cose noiose da fare e stare dietro ad un collega più anziano che non rispetta la consegna e che poi consegna un lavoro parzialmente corretto.
Questo può farti fare brutta figura. L’unica cosa da fare è stargli dietro con fermezza e morbidezza facendo chiara la tua necessità e verificando di tanto in tanto l’andamento del suo lavoro.
Parte del problema qui è fare chiarezza. Prendersi tempo per spiegare al collega che cosa ti aspetti da lui facendogli domande per capire se ha capito può esse d’aiuto.
Questo episodio è stato uno dei motivi per cui non le è stato rinnovato il contratto e vi era ancora molta carica emotiva dietro. Le ho suggerito quindi di approfondire questo vissuto lavorando con una sessione di mind clearing. Puoi leggere qui perché vale la pena prendere incontri di Mind Clearing quando c’è ancora carica emotiva relativa ad una data situazione.
Al termine dell’incontro le ho fatto fare una meditazione di centratura per prepararsi alle riunioni e ai meeting con colleghi, collaboratori e fornitori.
Ogni volta, prima di un incontro, una presentazione, è bene prepararsi. Visualizzare le persone che andrai ad incontrare e scegliere da lì come vuoi porti nell’incontro indirizzando la tua energia.
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